„Gemeinsam beschlossen und niedergeschrieben: unser BEM ist geregelt.“

Wie wird eine Betriebsvereinbarung verhandelt?

Praxisbeispiel Nr. 04 (PDF)

Ausgangslage:

Wir haben ein fertiges BEM – reicht uns das?

Das örtliche ResiComfort ist die zentrale Anlage innerhalb eines kleinen Hotelverbundes. Am Standort, an dem rund 90 Beschäftigte arbeiten, ist gerade mit großem Engagement, aber schwierigen und langwierigen Entscheidungsverläufen, ein BEM eingeführt worden. Personalleitung, Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung hatten gleichermaßen das BEM als neues, wirksames Werkzeug befürwortet, um erkrankte Beschäftigte in Lohn und Brot zu halten und gleichzeitig die gesetzliche Auflage nach einem Eingliederungsmanagement zu erfüllen. Personalleitung und betriebliche Interessensvertretungen benötigen aber weiterhin Zeit, um sich auf Details und Formulierungen zu einigen, die in den Dokumenten zum BEM-Prozess stehen sollen. Gemeint sind zum Beispiel das Erstanschreiben oder die Datenschutzerklärung.

Der Betriebsrat von ResiComfort, Herr Schmalriede, hatte aber im Verfahren gefordert, das BEM durch Abschluss einer Betriebsvereinbarung (BV) auf eine „höhere Ebene“, eine stärkere Verbindlichkeit zu heben, die von allen Seiten entwickelt, beschlossen und mitgetragen wird. Er argumentiert, eine BV gebe der Belegschaft zum Beispiel Sicherheit, dass das betriebseigene BEM einem klaren nachvollziehbaren Ablauf folgt. Die Gefahr willkürlicher oder beliebiger Entscheidungen sei mit einer BV deutlich geringer.

Die Personalleiterin Frau Thaleiser unterstützt das Engagement von Herrn Schmalriede im Grundsatz. Beide sind sich darüber einig, dass sich das BEM für die Austragung betrieblicher Interessenskonflikte nicht eignet, sondern gute Zusammenarbeit wichtig ist. Dennoch ist die Aushandlung einer BV zum Thema ein „harter Knochen“.

Frau Thaleiser und Herr Schmalriede erörtern im ersten Schritt, welche Voraussetzungen und Inhalte der Abschluss einer BEM-BV benötigt. Es wird dabei auch deutlich, dass einige Streitpunkte zu überwinden sind. Sie beziehen sich zum Beispiel auf die Frage, wie viel, wie oft und wie lange Personal für den BEM-Prozess oder die BEM-Vorbereitung bereitgestellt werden kann. Auch der Datenschutz ist ein kontroverses Thema, und auch in der Frage, inwieweit die BEM-berechtigte Person im BEM-Verfahren sicher vor Kündigungen ist, sind die Positionen weit auseinander.

Die Belegschaft ist im Rahmen einer Betriebsversammlung bereits über die Einführung des BEM informiert worden. Auch die Tatsache, dass hierzu eine BV ausgehandelt werden soll, ist vom Betriebsrat betriebsweit bekannt gemacht worden.

Analyse:

Wen und was benötigen wir? Worauf bezieht sich die Betriebsvereinbarung?
Zunächst ist die Klärung der Frage wichtig, welche Personen an der Gestaltung der BV beteiligt werden sollen. Herr Ludwig, der Schwerbehindertenvertreter wird als weitere wichtige Interessenvertretung hinzugezogen. Schließlich ist das BEM im SGB IX angesiedelt, betrifft also auch und besonders den Bereich der Teilhabe am Arbeitsleben für Menschen mit Behinderungen. Personalleiterin Frau Thaleiser möchte zusätzlich gern noch die junge Personalreferentin dabeihaben, denn diese hat im konkreten Umsetzungsprozess mit den ersten BEM-Schritten zu tun, angefangen mit den Krankmeldungen und dem Eintreten des BEM-Falles. So wächst das „Entwicklungsteam“ für die BV auf vier Personen. Nun geht es darum, die BV ohne Zeitverzug zu verhandeln und zu gestalten. Die grundsätzliche persönliche Wertschätzung zwischen Personalleitung und Betriebsrat sind insbesondere dann hilfreich und wirken beschleunigend für das gesamte Verfahren, wenn zwischen den betrieblichen Partnern in der Sache Uneinigkeit herrscht und der Entwicklungsprozess der BV zunächst zu stocken droht.

Grundsätzlich gibt es eine ganze Reihe an wichtigen Themen, die in einer BV Platz finden sollten.

Die wissenschaftlichen Ergebnisse, Teil 3, S. 70

Die Dokumente für den BEM-Prozess, so zum Beispiel das Anschreiben, die Datenschutzerklärung oder das Datenblatt für die Dokumentation der Maßnahmen, aber auch weitere Themen werden besprochen. Es ist geplant, sie in den Anhang zur BV zu nehmen, damit sie bei Bedarf leichter geändert werden können. Das Planungsteam beschließt, dass alle 8 Verfahrensschritte eines guten BEM sich in der BV wiederfinden und geregelt werden sollen. Dies sind im Einzelnen:
• Orientierungsphase
• Feststellung des BEM-Falles
• Kontaktaufnahme zu dem BEM-Berechtigten
• Führen des Erstgespräches
• Analyse des Arbeitsplatzes
• Erfassung und Abgleich von Fähigkeiten und Anforderungen
• Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen
• Wirksamkeitsüberprüfung, Evaluation und Dokumentation

Wie steht es nun um die personellen Möglichkeiten von ResiComfort, um die Schritte im Sinne der BEM-berechtigten Person umsetzen zu können? Wenn ein gutes BEM festgeschrieben werden soll, so argumentiert Betriebsrat Herr Schmalriede, benötigt man zum Beispiel ausreichend Mitwirkende. Auch Freistellungen für BEM-Schulungen sollten stattfinden. Herr Schmalriede hält es für wichtig, dass das BEM-Team regelmäßige Weiterbildungen erhält, beispielsweise zu den Themen Datenschutz, Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation. Personalleiterin Frau Thaleiser betont dagegen die personellen Engpässe. Das Tagesgeschäft und die Kernaufgaben der Beschäftigten, sagt sie, erlaube keine großzügigen Freistellungen. Herr Schmalriede muss schließlich eine Einigung akzeptieren, die unterhalb seines Zieles liegt. Das bedeutet konkret: Er kann erreichen, dass es grundsätzlich eine Schulung für das Team geben wird. Eine Festschreibung aber, dass Weiterbildungen regelmäßig stattfinden, findet keinen Eingang in die BV.

Was den Datenschutz betrifft, so ist Frau Thaleiser der Meinung, dass dieses zwar festgeschrieben werden solle, Details aber, zum Beispiel, wie und wodurch eine Trennung von BEM- und Personalakte durchzuführen sei und wie die Zugriffsrechte festzulegen seien, sollten nicht Eingang in die BV finden. Herr Schmalriede dagegen besteht auf konsequent detaillierten Festschreibungen, da sonst die Gefahr bestehe, dass die Beschäftigten eine Vernebelung des Datenschutzes befürchten und das Vertrauen in die Seriosität des BEM verloren gehe. Ein Vertrauensverlust innerhalb der Belegschaft gegenüber dem BEM möchte Frau Thaleiser vermeiden. Sie nimmt schließlich das Argument von Herrn Schmalriede an, dass ein detailliert beschriebener Datenschutz vertrauensbildend ist. Herr Schmalriede kann daher durchsetzen, dass der Datenschutz in der BV in allen Einzelheiten geregelt wird.

Zum Thema Beschäftigungssicherung gibt es eine schwierige Verhandlung zwischen Frau Thaleiser auf der einen Seite und Herrn Schmalriede sowie Herrn Ludwig auf der anderen Seite. Herr Schmalriede argumentiert, dass eine Beschäftigungssicherung während des BEM-Verfahrens grundsätzlich vertrauensbildend wirke. Sie entspräche außerdem dem Geist des BEM und seinem Ziel des nachhaltigen Beschäftigungserhalts im Betrieb. Da der Gesichtspunkt „Vertrauen“ bei diesem Thema – wie auch schon beim Thema Datenschutz – von zentraler Bedeutung ist und ohne Vertrauen keine gute BEM-Praxis gelingen wird, können der Betriebsrat gemeinsam mit der Schwerbehindertenvertretung die Personalleitung überzeugen. Auch bezüglich des Streitpunktes Beschäftigungssicherung kann damit eine befriedigende Einigung und ein Schutz der BEM-berechtigten Person erreicht werden.

Maßnahmen:

Wie soll die BV gestaltet werden?

Einigkeit besteht in der Runde zunächst darin, dass in der Betriebsvereinbarung1 das Prinzip der Freiwilligkeit im BEM besonders herausgehoben wird. Diese Feststellung an zentraler Stelle dient der Vertrauensbildung und wirkt möglicher Verunsicherung seitens der Beschäftigten entgegen.

Frau Thaleiser, Herr Schmalriede und Herr Ludwig möchten so rasch wie möglich die beschlossenen Details in die BV einbringen. Aber zunächst geht es darum, dass die BV die grundlegenden Ziele des BEM formuliert. Hierzu gehören die Stellung des BEM innerhalb der betrieblichen Aktivitäten zur Mitarbeitergesundheit, der langfristige Erhalt der Beschäftigungsfähigkeit und das BEM als Werkzeug, um Arbeitsunfähigkeit zu reduzieren. Um bei den Beschäftigten Vertrauen in ein mögliches BEM-Verfahren zu gewinnen, müssen in der BV auch Umsetzungsstandards formuliert werden. Diese beziehen sich zum Beispiel darauf, dass grundsätzlich allen Beschäftigten nach sechs Wochen Krankheit verbindlich ein BEM angeboten wird, das Vorgehen nach einheitlichen Verfahrensschritten strukturiert ist, gleichzeitig aber nach individuellem Bedarf gestaltet werden soll. Zu den Standards gehört auch die Erfassung und das Management der Fehlzeiten, die den Beginn des BEM-Prozesses bilden, sowie – von zentraler Bedeutung – die Durchführung des Erstgespräches. Hierbei geht es beispielsweise in der Vorbereitung des Gespräches darum, diejenigen Personen einzuladen, die beim Erstgespräch dabei sein sollen. Im Falle von ResiComfort sollen es Personalleitung, Betriebsrat und eine von den BEM-Berechtigten bestimmte Vertrauensperson sein. Während des Gespräches ist zu klären, inwieweit zwischen der Gesundheitssituation und der Arbeit Zusammenhänge bestehen, welche gesundheitlichen Einschränkungen da sind und welche Lösungsideen von der BEM-berechtigten Person ausgehen. Das Team regelt unter anderem, dass die BEM-Berechtigten zu Beginn über die Ziele des BEM informiert werden und schriftlich dem Verfahren zustimmen.

Personalleiterin Frau Thaleiser ist damit einverstanden, dass die Verpflichtung des Arbeitgebers zum BEM ebenso schriftlich festgehalten wird wie die Benennung einer mit der Durchführung des BEM beauftragten Person. Nicht zuletzt werden auch die Zusammensetzung des BEM-Teams und seine Verantwortung für die Durchführung in der BV verankert. Um Verantwortung übernehmen zu können, wird Kompetenz benötigt, die durch passende Schulungsmaßnahmen erworben werden soll. Auch Qualifizierung wird deshalb zum Bestandteil der BV. Auf diese Weise finden wichtige Aktivitäten sowohl für die Orientierungsphase während der Einführung des BEM als auch für alle 7 weiteren Schritte, die die Grundlagen und das Einzelverfahren beschreiben, Eingang in die BV.

Handlungsleitfaden: zu allen Schritten finden sich am jeweiligen Ende Textbausteine für eine Betriebsvereinbarung

Herr Ludwig, der Schwerbehindertenvertreter, möchte besonders im abschließenden Schritt 8, der „Wirksamkeitsüberprüfung, Evaluation und Dokumentation“2, die Wirksamkeit des Datenschutzes detailliert beschrieben sehen. Er merkt an, dass dieses Thema eines der heikelsten Punkte ist, deren klare Regelung über das Vertrauen der Belegschaft in das BEM entscheiden. Für Herrn Schmalriede, den Betriebsrat, ist es schließlich wichtig, dass das BEM verzahnt wird mit dem Arbeits- und Gesundheitsschutz von ResiComfort und diese Verzahnung in der BV zu beschreiben ist.

Ergebnis:

Haben wir ein besseres BEM?
Die nach längeren Verhandlungen beschlossene BV gibt dem Vorgehen im BEM intern Gestaltung und Verpflichtung. Im Hotel ResiComfort wird sie den Beschäftigten im internen Netzwerk und zusätzlich bei der folgenden Betriebsversammlung vorgestellt. Für das Thema Vertrauen lässt sich nach Abschluss und Vorstellung der BV folgendes sagen: Die Belegschaft war nach Einführung des BEM bereits informiert worden, hielt das Thema aber mehrheitlich für ein Kontrollinstrument des Arbeitgebers, das es dem Betrieb zudem leichter machen sollte, kranken Beschäftigten rechtskräftig zu kündigen. Die Überzeugungsarbeit, die Herr Schmalriede für den Betriebsrat daraufhin aufnahm, konnte ein wenig die Skepsis der Mitarbeiter_innen verringern, doch Fragen und Unsicherheiten blieben bestehen. Erst die BV machte es möglich, dass das BEM im Betrieb nun bei den meisten Beschäftigten als glaubwürdiges und unterstützendes Werkzeug zur Erhaltung ihrer Beschäftigungsfähigkeit und ihres Arbeitsplatzes angesehen wird.

Für die Umsetzungspraxis gilt: Für Frau Thaleiser, Herrn Schmalriede, Herrn Ludwig und auch die Personalreferentin Frau Müller ist die nun beschlossene BV eine Erleichterung der Arbeit, denn sie dient als Vorgabe und Leitfaden. Unterschiedliche Arbeitsgänge, die teilweise in unterschiedlicher Verantwortung liegen, sind standardisiert und vermindern Abstimmungsschwierigkeiten. Dies stärkt nicht zuletzt das Vertrauen der BEM-berechtigten Person im Einzelprozess.

Das harte Ringen um eine gute BV hat sich somit gelohnt. Eine offene Frage bleibt indes unbeantwortet, die innerbetrieblich auch mit Hilfe der BV nicht gelöst werden kann: Welche Unterstützungsmöglichkeiten werden Betrieben geboten, wenn intern unter gegebenen Bedingungen keine Arbeitsplätze bereitgestellt werden können?

Workshopergebnis auf der Fachtagung des Projekts

Alfons Adam im Interview:

 

1Handlungsleitfaden, S. 20 Schritt 4 Erstgespräch führen: „Bausteine Betriebs-/Dienstvereinbarung

2Handlungsleitfaden, S. 30 Schritt 8 Wirksamkeitsüberprüfung, Evaluation und
Dokumentation: „Bausteine Betriebs-/Dienstvereinbarung“, Regelungen zum
Datenschutz