„Diesen Fall haben wir gut gelöst.“

Wie sieht ein gutes Einzelfallmanagement aus?

Praxisbeispiel Nr. 01 (PDF)

Ausgangslage:

Was ist passiert?
Herr Frank ist ein bodenständiger Mensch. Er arbeitet seit 20 Jahren für die Löt- und Schweiß GmbH, einem mittelständischen Betrieb für Metallverarbeitung mit 94 Beschäftigten, der nahe seinem Heimatort liegt. Zu den Tätigkeiten des 47-Jährigen gehörte bis zum letzten Jahr das Bedienen großer Maschinen und das regelmäßige Tragen von Lasten. Nun hat er gerade ein Einladungsschreiben1 erhalten für ein „Gespräch zur Teilnahme am Betrieblichen Eingliederungsmanagement“. Von diesem BEM hatte er schon gehört, denn der Betrieb hat über sein internes Netzwerk, über Broschüren und auch auf der Betriebsversammlung zu dem Thema informiert. Was war passiert, dass er jetzt dieses Schreiben2 erhielt?

In der Löt- und Schweiß GmbH ist seit einiger Zeit ein hoher Stand an Fehlzeiten festzustellen. Hiervon sind besonders die Beschäftigten im Fertigungsbereich betroffen, denn ihre Tätigkeiten sind oft körperlich belastend. So war es auch bei Herrn Frank. Leider traf es ihn eines Tages besonders hart: Beim Anheben eines schweren Metallteils an seinem Arbeitsplatz erlitt er einen schweren Bandscheibenvorfall, der im Krankenhaus operiert werden musste. Da Herr Frank viele Wochen ausfiel, war es für ihn noch ein Glück im Unglück, dass der Betriebsrat der Löt- und Schweiß GmbH die Geschäftsleitung im letzten Jahr gewinnen konnte, ein BEM einzuführen. Hilfestellung hatte das örtliche Integrationsamt gegeben.

Die wissenschaftlichen Ergebnisse, Teil 3, S. 36

Dadurch hat er jetzt die Hoffnung, mit vereinten Kräften zusammen mit einem Eingliederungsteam eine berufliche Perspektive im Betrieb zu behalten und Schritt für Schritt wieder ins Erwerbsleben zurück zu finden. Das BEM-Team arbeitet professionell und hat ein eigenes Budget zur Verfügung. Davon werden zum Beispiel interne Qualifizierungen für das BEM-Team sowie kleinere arbeitgeberseitige Maßnahmen zur Eingliederung und auch die betriebsinterne Öffentlichkeitsarbeit für das BEM bezahlt.

Herr Frank ist nun auf dem Weg zum sogenannten Erstgespräch. Es soll in einem kleinen ruhigen Nebenzimmer neben dem Büro des Betriebsrates stattfinden. Seit dem letzten Donnerstag hatte er 6 Wochen Arbeitsausfall hinter sich. Damit ist er automatisch BEM-berechtigt geworden und hatte das Einladungsschreiben für das Erstgespräch erhalten. In dem Schreiben wurde er auf zwei wichtige Dinge hingewiesen: Seine Teilnahme am BEM ist freiwillig und der Datenschutz wird während des Eingliederungsvorganges und darüber hinaus gewährleistet. Den Termin für das Gespräch hatte Herr Frank in einem beigefügten Antwortschreiben bestätigt und eine Vertrauensperson genannt, die er dabeihaben möchte. Es handelt sich dabei um einen geschulten Kollegen, der mit dem Thema BEM vertraut ist. Außerdem ist die Personalleitung als Vertretung des Arbeitgebers und der Betriebsrat beim Gespräch dabei.

Ungestört und in entspannter Atmosphäre kann Herr Frank nun mit Frau Urban, der Personalleiterin, Herrn Maibaum vom Betriebsrat und Herrn Dahl, dem gewünschten Vertrauten, seine Situation besprechen. Ein Gesprächsleitfaden3 dient dabei zur Orientierung. Frau Urban, die Personalleiterin, erläutert Herrn Frank die einzelnen Schritte des BEM-Prozesses. Sie sind auch Bestandteil der Betriebsvereinbarung BEM, welche die Löt- und Schweiß GmbH mit dem Betriebsrat geschlossen hat. Frau Urban betont, dass das Mitwirken von Herrn Frank sehr wichtig ist, damit das BEM gelingt. Betriebsrat Maibaum macht aber auch deutlich, dass Herr Frank als BEM-Berechtigter grundsätzlich bei jedem einzelnen Schritt im BEM-Verfahren die bestimmende Person ist und keine Entscheidung über ihn getroffen wird ohne dass er ausdrücklich zustimmt. Auch könne er das BEM-Verfahren jederzeit beenden.

Besonders die Sicherung des Datenschutzes wird eingehend besprochen, denn Herr Frank weiß von einem Betrieb, in dem der Datenschutz nicht gut geregelt ist. Ein Bekannter von ihm arbeitet in diesem Betrieb. Alle Gesundheitsinformationen werden dort in der Personalakte abgelegt.

Die wissenschaftlichen Ergebnisse, Teil 3, S. 86

Herr Frank ist beruhigt, dass er über ärztliche Diagnosen – in seinem Fall der schwere Bandscheibenvorfall – keine Auskunft geben muss und sein Arzt, wie auch die Betriebsärztin der Löt- und Schweiß GmbH, selbstverständlich an ihre Schweigepflicht gebunden sind. Wichtig für das BEM-Team ist aber zu wissen, welcher Art seine Arbeitseinschränkungen sind und wie stark und langfristig sie sich auswirken.

Personalleiterin Urban klärt Herrn Frank darüber auf, dass das Gespräch dokumentiert wird und eine Zusammenfassung in eine eigens für das BEM geschaffenen Akte eingeht. Zu dieser hat niemand außer dem BEM-Team Zugang. Die Akte wird in einem abgeschlossenen Schrank aufbewahrt und strikt getrennt von der Personalakte gehalten. Herr Frank behält das Recht, die BEM-Akte jederzeit einsehen zu können. Außerdem wird es keine elektronische Speicherung des Falles geben. Diese Zusicherung beruhigt Herrn Frank, denn er war neben aller Hoffnung mit dem leicht quälenden Gefühl in das Erstgespräch gegangen, dass vertrauliche Besprechungen und Ergebnisse aus seinem BEM-Verfahren „die Runde machen“ könnten. Eine Datenschutzerklärung4, die all diese wichtigen Regelungen festhält, liegt zur Unterschrift bereit. Frau Urban, die die Löt- und Schweiß GmbH vertritt, und Herr Frank unterschreiben sie.

Herr Frank stimmt zu, dass die Betriebsärztin noch in das BEM-Team aufgenommen wird. Ihr sind die besonderen Belastungen und Risiken der Arbeitsplätze bekannt. Außerdem ist sie weisungsfrei und unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht. Damit aber schnell die richtigen Entscheidungen getroffen werden können, ist es sinnvoll, wenn der Hausarzt der Betriebsärztin die nötigen Informationen über Diagnosen und Behandlung übermittelt. Deshalb hat Frau Urban noch eine Frage an Herrn Frank. Er müsste dafür seinen Hausarzt von der Schweigepflicht gegenüber der Betriebsärztin entbinden. Hierfür unterschreibt er ein weiteres Dokument, die Schweigepflichtentbindung5.

Auch die Beendigung des BEM wird schriftlich geregelt. Das Dokument hat einen langen Titel: „Einvernehmliche Feststellung über Beendigung des BEM“. Dort wird auch festgehalten, dass die BEM-Akte drei Jahre lang aufbewahrt wird. Dann würde Herr Frank sie ausgehändigt erhalten.

An Herrn Frank liegt es nun, ob er seinem BEM grünes Licht geben möchte. Wichtig für ihn ist, dass das BEM-Team mit den Entscheidungskompetenzen ausgestattet ist, die notwendig sind, um das BEM durchführen zu können. Das offene, entspannte Gesprächsklima trägt dazu bei, Zweifel zu verringern und so stimmt er dem BEM zu. Dennoch bleiben bei Herrn Frank Unsicherheiten, wie der BEM-Prozess verlaufen wird, ob die Maßnahmen erfolgreich sein werden und wie die Kollegen seine Schritt-für-Schritt-Eingliederung aufnehmen werden.

Herr Maibaum ermuntert Herrn Frank, sich bei vertraulichen Fragen oder Problemen, die vielleicht während des BEM-Verfahrens auftreten können, an ihn zu wenden.

Analyse:

Was müssen wir herausfinden?
Nun ist es zunächst wichtig, zu erfahren, inwieweit Herr Franks gesundheitliches Problem mit seiner Arbeit in Zusammenhang steht. Frau Urban erläutert, dass zur Klärung dieser Frage auch der Arbeitsplatz von Herrn Frank einer Gefährdungsbeurteilung6 unterzogen werden wird, um zukünftige Gefährdungen und Belastungen zu vermindern.

Herr Maibaum, der Betriebsrat, fragt Herrn Frank, inwieweit er selbst Vorschläge, Wünsche oder Lösungsideen hat, die für seine Wiedereingliederung hilfreich und umsetzbar sein könnten.

Schließlich stimmen die vier das weitere Vorgehen ab. Nachdem der Arbeitsplatz von Herrn Frank auf Gefährdungen analysiert worden ist, muss geklärt werden, in wieweit sich seine Erkrankung mit den Anforderungen
seiner bisherigen Arbeit weiterhin vereinbaren lässt. Kann Herr Frank auf seinen alten Arbeitsplatz zurückkehren? Falls nein: Kann ein anderer Arbeitsbereich im Betrieb für ihn gefunden werden, der ihn körperlich weniger fordert? Das BEM-Team setzt sich in vier Wochen wieder zusammen. Bis dahin haben die Beteiligten genügend Zeit, um die geplanten Aktivitäten durchführen zu können und den nächsten Sitzungstermin vorzubereiten. Alle für das BEM wichtige Daten werden auf einem Datenblatt dokumentiert. Dort werden zum Beispiel die Leistungseinschränkungen am Arbeitsplatz von Herrn Frank erfasst, wann und wer den Erstkontakt durchgeführt hat oder ob eine BEM-Einverständnis- und eine Datenschutzerklärung vorliegt. In das Datenblatt7 gehören auch die Maßnahmen, die später gemeinsam beschlossen werden.

Herr Frank verabschiedet sich am Ende des Gespräches und verlässt erst einmal erleichtert das Sitzungszimmer. Er hat nun den Eindruck, dass der Betrieb das Mögliche versuchen wird, um ihm seine Stellung zu sichern und er bei allen Entscheidungen beteiligt ist. Er sieht sich aber auch gefordert, seine Wiedereingliederung aktiv mitzugestalten.

Als Nächstes tritt Herr Weber, die Sicherheitsfachkraft, auf. Er wendet eine Gefährdungsbeurteilung auf den Arbeitsplatz von Herrn Frank an und führt eine Arbeitsplatzbegehung durch. Die Gefährdungsbeurteilung soll eine Aussage treffen, welchen speziellen Belastungen Herr Frank regelmäßig an seinem Arbeitsplatz ausgesetzt ist. Ergebnis: Es kam täglich zu einer starken und einseitigen Belastung der Wirbelsäule.

Kann Herr Frank nun auf seinen alten Arbeitsplatz zurückkehren?

Herr Weber bringt die Ergebnisse seiner Arbeitsplatzbegehung und der Gefährdungsbeurteilung ein, damit nun ein Anforderungsprofil erstellt werden kann, das alle Voraussetzungen erfasst, die zur Ausführung der Tätigkeit gelten. Das muss nun abgeglichen werden mit den Fähigkeiten und Fertigkeiten, die Herr Frank noch besitzt, seinen Stärken und Einschränkungen – ein sogenanntes Fähigkeitsprofil8.

Frau Dr. Weichert, die Betriebsärztin, hatte in der BEM-Runde angeregt, dass sie persönlich Einsicht in den Entlassungsbericht aus der Reha erhält, den ihr der Hausarzt von Herrn Frank übermittelt. Betriebsrat Maibaum stellt klar: Das Fähigkeitsprofil darf nur mit Zustimmung durch. Herrn Frank angefertigt werden und unterliegt überdies dem Datenschutz. Herr Frank war zunächst skeptisch wegen der sensiblen Gesundheitsdaten aus dem Entlassungsbericht, die nun Eingang in den BEM-Prozess finden sollen. Frau Dr. Weichert hatte ihn beruhigen und seine Zustimmung erwirken können: Sensible Daten würden nur ihr als Betriebsärztin bekannt werden. Damit das Fähigkeitsprofil „rund“ werden kann, schätzt Herr Frank seine Fähigkeiten selbst mit ein. Die Überprüfung des Arbeitsplatzes und der medizinische Bericht ergeben, dass die Erkrankung als Folge der Arbeitsbedingungen entstanden ist.

Damit nun ein Abgleich zwischen Anforderungs- und Fähigkeitsprofil entstehen kann, setzt sich Herr Frank mit Frau Dr. Weichert und Herrn Jansen zusammen. Herr Jansen ist der Betriebsleiter und direkte Vorgesetzte von Herrn Frank. So gern Herr Frank seinen alten Arbeitsplatz wieder einnehmen würde, zeigt sich doch, dass der Bandscheibenvorfall auch mit technischen Hebehilfen kaum ausgeglichen werden kann. Die Gefahr einer gesundheitlichen Verschlechterung ist hoch.

Nun gilt es, Herrn Frank mit seiner Enttäuschung und seiner Angst vor einem Jobverlust nicht allein zu lassen und gemeinsam eine Perspektive für ihn zu finden.

Frau Urban, die Personalleiterin sieht eine Möglichkeit: Ein älterer Kollege, der als Gabelstaplerfahrer arbeitet, wird demnächst in den Ruhestand verabschiedet. Die Zeit bis dahin würde in etwa ausreichen, um Herrn Frank eine Qualifizierung auf diesen Posten zu ermöglichen. Die Arbeitsbedingungen wären geeignet.

Könnte sich Herr Frank diese neue Arbeitstätigkeit vorstellen? Sehr erleichtert ist er zunächst, dass sich ihm eine neue Perspektive eröffnet. Könnte dies ein neues Arbeitsfeld für ihn sein?

Maßnahmen:

Was ist zu tun?
Gemeinsam wird beim nächsten Treffen ein Maßnahmenplan9 ausgearbeitet und Verantwortlichkeiten benannt, denn Herr Frank hat sich nach kurzer Bedenkzeit für die Qualifizierungsmaßnahme entschlossen.

Die Qualifizierungsmaßnahme wird 20 Lehrstunden betragen und berufsbegleitend sein. Die Löt- und Schweiß GmbH trägt die Kosten, wird aber einen Eingliederungszuschuss bei der Rentenversicherung beantragen. Der Plan ist schließlich, dass Herr Frank schrittweise wieder an die alte Arbeitszeit herangeführt wird. Frau Dr. Weichert rät dazu, dass Herr Frank ergänzend ein Kräftigungstraining durchführt, um seinen Rücken langfristig zu stärken. Er erhält deshalb mit betrieblichem Zuschuss und unter finanzieller Mitwirkung der Krankenkasse ein Fitnesstraining. Herr Frank stimmt dem Plan zu, da er erkennt, dass das Zusammenspiel der Maßnahmen die größte Chance auf seine Wiedereingliederung und auf eine langfristige Arbeitsfähigkeit bietet.

Der Maßnahmenplan besteht also aus:

  • Der Qualifizierung zum Gabelstaplerführer, bei Vollzeit mit vergleichbarem Gehalt wie bisher
  • Der stufenweisen Wiedereingliederung von drei auf fünf Tage in Abstimmung mit der Krankenkasse
  • Dem Reha-Sport (Kräftigungsprogramm mit Anleitung im zertifizierten Fitnessclub)

Betriebsleiter und Kolleg_innen werden unter Berücksichtigung des Datenschutzes informiert, was beschlossen worden ist und können sich auf die Eingliederung des neuen Kollegen einstellen.

Die Maßnahmen, zum Beispiel die Arbeitsversuche, werden nun im Datenblatt dokumentiert.

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Ergebnis:

Wie haben die Maßnahmen gewirkt? Was können wir verbessern?

Herr Frank trifft sich mit seinem BEM-Team im verabredeten Turnus von vier Wochen, um die Fortschritte seiner Wiedereingliederung und Zwischenergebnisse zu besprechen. Die gemeinsame Planung sah vor, dass Herr Frank nach sechs Monaten wieder Vollzeit arbeiten kann. Dieses Ziel war auch mit den neuen Kolleg_innen besprochen worden. Nach vier Monaten zeigt sich, dass sein gesundheitlicher Fortschritt langsamer verläuft als erwartet. Er bekommt zeitweise noch starke Schmerzen während der Arbeit. Herr Weber führt eine Arbeitsplatzanalyse am neuen Arbeitsplatz durch. Im Ergebnis wird der alte Fahrersitz im Gabelstapler gegen einen moderneren ausgetauscht. Herr Frank ist einverstanden, auf Anraten seines Hausarztes den Schritt zur Vollzeitarbeit um sechs Monate zu verschieben. Gemeinsam wird ein neues Ziel im BEM-Team formuliert und die Kolleg_innen informiert. Für sie bedeutet die Verschiebung erhöhte Arbeitsbelastung.

Schließlich bekommt Herr Frank auf der letzten Sitzung des BEM-Teams einen Fragebogen ausgehändigt, mit Hilfe dessen er bewerten kann, wie er das BEM-Verfahren beurteilt. Diese Rückmeldung10 ist für den Betrieb wichtig, damit das Verfahren gegebenenfalls verbessert werden kann.

Die Löt- und Schweiß GmbH leitet aus dem BEM-Fall von Herrn Frank schließlich folgende präventive Maßnahmen ab, die unabhängig vom BEM im Betrieb umgesetzt werden sollen:

  • Einführung von Hebehilfen zum Bewegen schwerer Lasten in der Produktion
  • Ausstattung aller Gabelstapler mit verbesserten ergonomischen Sitzen
  • Ein Angebot zum Bewegungstraining in Zusammenarbeit mit einem zertifizierten Fitness-Anbieter und der Betriebskrankenkasse

Auf diese Weise führt eine gute Praxis im Einzelverfahren11 dazu, dass das BEM selbst verbessert werden kann und gleichzeitig sinnvolle betriebliche Gesundheitsmaßnahmen eingeführt werden.

Workshopergebnis der RE-BEM-Tagung

Sabine Michels im Interview:

 

1 Handlungsleitfaden, S. 16 Schritt 3 Kontaktaufnahme zu den BEM-Berechtigten:
„Kontakt schriftlich aufnehmen und Datenschutz sicherstellen“
2 Handlungsleitfaden, S. 38 Anhang A: Erstanschreiben
3 Handlungsleitfaden, S.40 Anhang: B Gesprächsleitfaden
4 Handlungsleitfaden, S.42 Anhang C: Verpflichtungserklärung über die Wahrung
des Datenschutzes
5 Handlungsleitfaden, S.42 Anhang C: Schweigepflichtentbindungserklärung
6 Handlungsleitfaden, S. 21 Schritt 5 Analyse des Arbeitsplatzes,
Einbeziehung der Gefährdungsbeurteilung aus Analysen und Begehungen:
„Gefährdungsbeurteilungen sichten und auf den Einzelfall anwenden“
7 Handlungsleitfaden, S.43f. Anhang D: Dokumentationsunterlagen
8 Handlungsleitfaden, S. 23 Schritt 6 Fähigkeiten der BEM-Berechtigten erfassen und
mit den Anforderungen des Arbeitsplatzes abgleichen: „Fähigkeitsprofil erstellen“
9 Handlungsleitfaden, S. 25 Schritt 7 Entwicklung und Durchführung von
Maßnahmen zur Eingliederung am Arbeitsplatz: „Maßnahmenplan erstellen
und Verantwortlichkeiten benennen“
10 Handlungsleitfaden, S. 28 Schritt 8 Wirksamkeitsüberprüfung, Dokumentation und
Evaluation: „Wirksamkeit der Einzelmaßnahme überprüfen und bewerten“
11 Praxis-Beispiel aus dem Workshop D auf dem Fachtag RE-BEM,
siehe http://www.re-bem.de/wp-content/uploads/2018/05/RE_BEM_
Tagung_Präsentation_Workshop_D_Kerbs.pdf